فهرست مطالب
- در ستایش انجام یک کار در یک زمان
- انجام فقط یک کار در یک زمان چیست؟
- مزایای انجام یک کار در یک زمان
- چگونه فقط یک کار انجام دهیم؟
- انجام یک کار در یک زمان؛ سازنده بودن و مدیریت استرس
- آیا من تنبل هستم؟ (شروع تست اهمال‌کاری تاکمن)
- انجام همزمان چند کار و مغز ما
- چه زمان می‌توان چندکار را با هم انجام داد؟
- قدرت انجام یک کار در یک زمان
- مروری سریع بر ۱۰ مزیت انجام یک کار در یک زمان
- چگونه چندکار را باهم انجام ندهیم؟
- ۶ راه سریع برای تمرین انجام یک کار در یک زمان
خانه » مهارت های زندگی »
در ستایش انجام یک کار در یک زمان
از میان تمام اشتباهات درباره‌ی انجام کارها و بازدهی، انجام همزمان چندکار و تبدیل آن به یک قابلیت یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات ماست. به‌طور معمول افراد چندکار را با هم انجام میدهد؛ چراکه فکر می‌کنند این یعنی بازده کاری بهتری دارند.
از سوی دیگر با کار کردن همزمان بر روی چند چیز احساس می‌کنیم در تمامی جهات در حال پیشرفت هستیم و در نهایت کارهای بیشتری انجام می‌دهیم. این موضوع درست نیست و حتی از هدف ما نیز دور است.
به جای انجام چندکار به صورت همزمان باید بر نقطه مقابل آن یعنی انجام یک کار مشخص در یک زمان تمرکز کنیم.
در این مطلب به شما می‌گوییم توانایی انجام فقط یک کار در یک زمان مشخص چیست؟ چرا موثر است؟ و چگونه می‌توانیم آن‌را به خوبی انجام دهیم؟
انجام فقط یک کار در یک زمان چیست؟
همان‌طور که از نامش پیداست ایده تمرکز شدید روی یک کار در یک زمان است. ما در دنیایی با سرعت زندگی می‌کنیم و زمان گران‌بهاترین کالای ما به حساب می‌آید. به همین دلیل است که اپلیکیشن‌های بالا بردن بازدهی و برنامه‌ریزی این روزها بسیار محبوب هستند. تماس‌های تلفنی، پیام‌های مختلف در اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، ایمیل‌های جدید یا پنجره‌هایی که روی لپ‌تاب باز کرده‌ایم، مدام حواس‌مان را پرت می‌کنند. برای بسیاری از ما، حتی اگر برنامه‌ای برای انجام چندکار در یک زمان نداشته باشیم، اما در نهایت آن‌را انجام می‌دهیم. ما از کاری به کار دیگر می‌پریم، دیوانه‌وار کار و احساس خستگی بیش از حد می‌کنیم، اما در پایان روز چیز زیادی برای نشان دادن و ارایه نتیجه کار نداریم.
مشکل انجام همزمان چندینکار با هم، فقط این نیست که بر بازدهی کار موثر است و کیفیت و کارایی کار را پایین میآورد؛ بلکه از نظر علمی هم امکانپذیر نیست. مغز انسان به گونه‌ای طراحی نشده است که در یک زمان بر روی بیش از یک کار پیچیده تمرکز کند. هر بار که زمینه‌‌ی کار در حال انجام تغییر می‌کند، شتاب و تمرکز خود را از دست می‌دهیم. شواهد علمی زیادی وجود دارد که به ما می‌گوید انجام چند کار در یک زمان بد است و گرچه ممکن است در ابتدا ساده به نظر برسد، اما تمرکز بر روی یک کار و انجام آن در زمانی مشخص به‌طور ویژه برای مقابله با این عادت مضر طراحی شده است.
Single tasking بودن به معنای انجام یک کار در یک زمان با کمترین حواس‌پرتی و وقفه ممکن است. به عبارت دیگر هوشمندانه زندگی و کار کنیم و تلاش‌مان را معطوف به چیزی کنیم که بازدهی داشته باشد. وقتی از شر مزاحم‌های غیرضروری و موضوعات حواس‌پرت کن خلاص می‌شوید، می‌توانید روی آن‌چه واقعا مهم است تمرکز کنید و کارهای بیشتری انجام دهید. به‌جای واکنش مداوم به هشدارها و اعلان‌های بی‌درنگ اپلیکیشن‌ها و سایت‌ها، با شرایط و سرعت خود زندگی و کار می‌کنید. اگر می‌خواهید هر نوع کاری را عمیق و سازنده انجام دهید، ابتدا باید بر انجام یک کار در یک زمان مشخص مسلط باشید.
مزایای انجام یک کار در یک زمان
تحقیقات نشان میدهد انجام یک کار در یک زمان رضایتبخشتر و سازندهتر است و استرس کمتری دارد. اما اگر فردی هستید که معمولا با ۱۰ یا بیشتر پنجره (تب) باز کار می‌کنید، ممکن است برای بستن همه آن‌ها به تشویق بیشتری نیاز داشته باشید. در این‌جا برخی از مزایای اصلی انجام یک کار در یک زمان را به شما می‌گوییم تا شاید تصمیم بگیرید شیوه کار کردن‌تان را تغییر دهید.
۱-بهبود تمرکز و حافظه
اگر همیشه چند کار مختلف را در دست انجام داشته باشیم، توانایی تمرکز روی یک چیز را از دست می‌دهیم. تمرکز شدید روی یک کار برای مدت طولانی به راحتی یا به‌طور طبیعی برای ما اتفاق نمی‌افتد، اما چیزی است که به راحتی می‌توانیم آن را بهبود بخشیم، اگر تمرین کنیم.
یک کارمند به‌طور متوسط روزانه بیش از ۳۰۰ بار بین اپلیکیشن‌ها و وب‌سایت‌ها مختلف می‌چرخد. این کار توانایی تمرکز ما را از بین می‌برد و تقریبا ما را مجبور به انجام چند کار می‌کند، فقط به این دلیل که نمی‌توانیم در مسیر خود باقی بمانیم. با این حال، تمرین انجام یک کار در یک زمان به ما کمک می‌کند تا محدوده توجه خود را بازیابی کنیم.
۲- کاهش استرس
وقتی چند کار را با هم انجام می‌دهید، اثربخشی کمتری خواهید داشت. از همین روی حتی برای انجام ساده‌ترین کار هم به زمان بیشتری نیاز دارید. زیرا توجه شما جای دیگری است. در نهایت زمان و انرژی بیشتری را هدر می‌دهید، که می‌تواند باعث شود از کار خود عقب بمانید و استرس بیشتری را تجربه کنید. اما وقتی فقط یک کار را انجام می‌دهید، می‌توانید به جایی برسید که هم از انجام کارتان لذت ببرید و هم کارهای بیشتری را تقریبا بدون زحمت انجام دهید. در نتیجه، رضایت بیشتر و استرس کمتری دارید.
۳- خلاقیت بیشتر
در یک زمان مشخص فقط یک کار انجام دادن برای مدت طولانی ممکن است محدود و خسته‌کننده به نظر برسد، اما از نظر خلاقیت می‌تواند مزایای بسیاری داشته باشد. هنگام تمرکز بر یک کار می‌توانیم از پتانسیل واقعی ذهن‌مان استفاده کنیم، شفاف‌تر و خلاقانه‌تر فکر کنیم و ایده‌ها و راه‌حل‌هایی ارائه دهیم که اگر چند کار را با هم انجام می‌دادیم ممکن نبود به ذهن ما خطور کند.
چگونه فقط یک کار انجام دهیم؟
به جای انجام چندکار به صورت همزمان چه جایگزین‌هایی داریم؟ در دنیایی که برای بهم زدن تمرکز و پرت کردن حواس ما طراحی شده است، انجام فقط یک کار یا وظیفه در یک زمان ممکن است در ابتدا یک چالش باشد. اما می‌توانیم خودمان را برای انجام آن آموزش دهیم. اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که عادت دارند چندکار را به صورت همزمان انجام دهند، بدانید لازم نیست ناگهان و به‌طور کامل این عادت را کنار بگذارید. جایگزین‌هایی برای ترک این سبک زندگی وجود دارد. آن‌ها را امتحان کنید و ببینید چه احساسی دارید؟ در این‌جا فهرستی از کارهایی آمده که این روند را برای شما آسان‌تر می‌کند.
۱-انتخاب مهم‌ترین‌ها
هنگامی‌که وسوسه می‌شوید کارهای زیادی را در یک زمان انجام دهید، به خودتان اجازه دهید مهم‌ترین چیز را برای آن لحظه انتخاب و در صورت امکان فقط روی آن تمرکز کنید. شاید لازم باشد یک برنامه‌ریزی برای انجام کارها در زمان‌های مختلف داشته باشید یا برخی از مسئولیت‌های خود را کاهش دهید.
۲-حذف عوامل حواس پرتی
برای موفقیت در انجام یک کار در یک زمان مشخص باید محیط مناسبی ایجاد کنید. این موضوع به معنای حذف عوامل پرت‌کننده حواس و محدود کردن وقفه‌ها است. برای نمونه تلفن خود را بی صدا کنید(حتی اگر امکانش را دارید بهتر است آن‌را خاموش کنید. یا در حالت ایده‌آل، در اتاق دیگری (دور از دید، دور از ذهن) قرار دهید.) همه تب‌های باز غیرمرتبط را ببندید و از ابزارهای ضد حواس‌پرتی در رایانه‌تان استفاده کنید تا برنامه‌ها یا وب‌سایت‌هایی که به کار شما مرتبط نیستند را مسدود کنید. اگر در دفتر هستید، هدفون بگذارید. اگر از خانه کار می‌کنید از بقیه بخواهید مزاحم شما نشوند. اگر شرایط کاری‌تان اجازه میدهد مدام ایمیل‌تان را چک نکنید.
۳- کم کم شروع کنید
اگر به این شیوه کار کردن عادت ندارید زیاد به خودتان سخت نگیرید و برای مثال برنامه‌ریزی نکنید که حتما یک ساعت فقط یک کار انجام دهید. به احتمال زیاد در طول مسیر حواس‌تان پرت می‌شود و از خودتان ناامید می‌شوید. همان‌طور که افرادی که برای ماراتن تمرین می‌کنند به آرامی تناسب اندام و طول دوی خود را افزایش می‌دهند، شما نیز باید به آرامی این شیوه را شروع کنید و با بهبود تمرکز، آن‌را افزایش دهید. سعی کنید از یک تایمر سنجش بازدهی استفاده یا تکنیک پومودورو را امتحان کنید. به این صورت که در فواصل زمانی ۲۵ دقیقه‌ای کار و سپس پنج دقیقه استراحت می‌کنید تا کارایی ذهنی خود را حفظ کنید.
۴- استراحت مناسب
وقتی فقط یک کار انجام می‌دهید هم مهم است استراحت کنید. تمرکز دقیق نیاز به زمان و تلاش دارد و توجه و تمرکز ما یک منبع محدود است. هر بار که یک جلسه تمرکز را به پایان می‌رسانید، چه ۲۵ دقیقه باشد چه یک ساعت، مطمئن شوید که استراحت مناسبی دارید.
منظور از «استراحت مناسب» دور شدن از میز است. وسوسه نشوید که از استراحت خود برای چک کردن ایمیل استفاده کنید. این کار فقط می‌تواند استرس‌های جدیدی به ذهن شما اضافه کند. پنج دقیقه وقت بگذارید تا یک نوشیدنی درست کنید، کمی حرکات کششی انجام دهید، از یک میان وعده لذت ببرید، یا فقط از پنجره به بیرون نگاه و استراحت کنید. اگر مدت طولانی‌تری کار کرده‌اید، استراحت طولانی‌تری نیز داشته باشید. در حالت ایده‌آل اگر امکانش را دارید بیرون بروید. مثلا به نزدیک‌ترین پارک محلی بروید و کمی قدم بزنید یا بیرون بنشینید و مطالعه کنید. این وقفه‌ها در طول کار به‌عنوان تنفس‌های شناختی عمل می‌کنند و به ما امکان می‌دهند با احساس سرزندگی و شادابی به کار بازگردیم.
۵- تقسیم‌بندی کارها
زمانی که وظایف زیادی در طول روز دارید، چندبخش کردن کارها یک استراتژی مدیریت زمان مفید است و شما را از انجام چند کار به‌طور همزمان نجات میدهد. تقسیم کارها به چند بخش یعنی زمان‌هایی را برای تمرکز بر روی یک کار خاص کنار بگذارید و در عین حال وقفه‌ها را به حداقل برسانید. یا کارهای مشابه را با هم دسته‌بندی کنید. برای مثال در صورت امکان همه‌ی ایمیل‌ها را یک‌باره چک کنید نه چندین‌بار و در طول روز و وسط کارها. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
۶- کاهش برنامه‌ها
اگر متوجه شدید به طور مزمن چند کار را باهم انجام می‌دهید؛ چراکه کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، یادتان باشد انجام فقط یک کار در یک زمان، می‌تواند به شما کمک کند. (زیرا در واقع زمان کلی انجام کارها را کاهش می‌دهید) با نگاه کردن به اولویت‌ها و برنامه‌های‌تان، می‌توانید تعداد زیادی از کارهایی را که باید در یک روز انجام دهید کاهش دهید. در نتیجه کمتر احساس استرس می‌کنید.
۷- تمرکز روی یک کار
از کاری به سراغ کار دیگر رفتن به‌نظر هیجان‌انگیز می‌رسد و به ما حس متنوع بودن کارها و احساس سرگرمی میدهد. اما بازدهی ندارد! هر چه بیشتر به خودتان اجازه دهید چند کار را انجام دهید، بیشتر به یک امر عادی تبدیل می‌شود.
تمرکز بر روی یک کار برای مدت زمان طولانی دشوار است، به‌ويژه با وجود گوشی‌های هوشمند که بیشتر اوقات در کنار ما هستند. اما تمرین انجام فقط یک کار در یک زمان می‌تواند به بازسازی تمرکز و دامنه توجه ما کمک کند.
انجام یک کار در یک زمان؛ سازنده بودن و مدیریت استرس
ایده‌ی دو برابر کردن بازدهی با تقویت توانایی انجام چندکار به‌طور همزمان برای افراد پرمشغله بسیار جذاب است. این روزها اکثر ما افراد پرمشغله‌ای هستیم و دنبال راهی برای بالا بردن راندمان کاری. اما همان‌طور که گفتیم مطالعات نشان میدهد در بیشتر مواقع انجام چند کار به‌طور همزمان می‌تواند بر کارایی ما تاثیر منفی بگذارد.
آیا من تنبل هستم؟ (شروع تست اهمال‌کاری تاکمن)
انجام همزمان چند کار و مغز ما
تمرکز بر روی بیش از یک کار در یک زمان، جابه‌جایی مکرر بین دو یا چند کار، یا تمرکز بر روی بسیاری از چیزها در مدت زمان کوتاه، همگی می‌توانند (multitasking) در نظر گرفته شوند و در عین حال کارآمدی و بازدهی کمتری برای ما به دنبال داشته باشند. واقعیت این است که هر بار تمرکز خود از یک کار تغییر می‌دهید و معطوف کار دیگری می‌کنید، در حقیقت ذهن شما نیاز دارد دوباره تمرکز کند. این کار زمان و انرژی ما را می‌گیرد. به بیان دیگر انجام همزمان چند کار حتی از نظر زمانی بیشتر وقت می‌گیرد تا بتوانید بر روی چندکار تمرکز کنید تا وقتی‌که فقط روی یک کار تمرکز می‌کنید.
چه زمان می‌توان چندکار را با هم انجام داد؟
اگر انجام کاری که به تمرکز و توجه نیاز دارد با کاری که به‌طورکلی فیزیکی است و می‌توان خودکار انجام داد، دسته‌بندی کرد، انجام همزمان چند کار به خوبی جواب میدهد. چراکه ما می‌توانیم بیشتر تمرکز خود را بر روی یک فعالیت قرار و اجازه دهیم فعالیت دیگر خودش انجام شود. در این موقعیت نیاز به تغییر تمرکز از یک کار به کار دیگر نیست. برای مثال:
- گوش دادن به موسیقی یا کتاب‌های صوتی در حین ورزش
- داشتن یک مکالمه معمولی در حین انجام کارهای خانه
قدرت انجام یک کار در یک زمان
اگر روی انجام یک کار در یک زمان تمرکز کنید، تقریبا می‌توانید به هر چیزی در زندگی دست پیدا کنید. فرآیند تمرکز بر یک کار در یک زمان، نتایج با کیفیت بالاتر و زمان سریع‌تری را به همراه دارد. در حالی‌که فرآیند تلاش برای انجام بیش از یک کار در یک زمان، استرس بیشتر و بازدهی کمتری دارد.
مروری سریع بر ۱۰ مزیت انجام یک کار در یک زمان
- صرفه‌جویی در انرژی
- بهبود کارایی
- افزایش تعهد
- ارتقای نظم و انضباط شخصی
- جلوگیری از حواس‌پرتی
- بهبود دامنه توجه ما
- شادتر بودن
- بهبود ارتباطات
- افزایش خلاقیت
- کاهش استرس
چگونه چندکار را باهم انجام ندهیم؟
تا این‌جا از مزیت‌های انجام یک کار در یک زمان و این‌که مغز انسان برای انجام چند کار به صورت همزمان ساخته نشده است، اطلاع پیدا کردیم. اما اگر چنین عادتی داشته باشیم چگونه می‌توانیم آن‌را ترک کنیم؟
۶ راه سریع برای تمرین انجام یک کار در یک زمان
- پیاده‌روی بدون گوش دادن به موسیقی
- چک‌نکردن ایمیل در طول جلسات
- تمرکز روی یک کار در هنگام کار کردن
- دور کردن گوشی از خود
- بستن ایمیل و شبکه‌های اجتماعی و قطع کردن اعلان‌ها (زمانی را برای بررسی این موارد تعیین کنید.)
- استراحت منظم
سخن پایانی
بسیاری از ما می‌دانیم بهتر است روی یک چیز در یک زمان تمرکز کنیم، اما همچنان چندین کار را همزمان انجام می‌دهیم. کاری که باعث می‌شود استرس بیشتری داشته و در نهایت کمتر خوشحال باشیم. اما باید بدانید با انجام یک کار در یک زمان شما می‌توانید افزایش بازدهی، مدیریت زمان بهتر و تقویت تمرکز و انگیزه را تجربه کنید.
